Многие компании переходят на электронный документооборот. Это ускоряет процесс обмена документами с контрагентам и снижает время на обработку документов бухгалтерии, то есть трудозатраты.
НО! С 2026 года, в силу приказа ФНС внесены изменения.
Товарные накладные (ТОРГ 12) и акты выполненных работ в электронном документообороте заменят универсальным передаточным документом (УПД).
При этом на бумаге товарные накладные или акты выполненных услуг можно составлять, подписывать и обмениваться с контрагентами.
Также если товар подлежит маркировке выставлять УПД можно только в электронном виде по ЭДО.
Создавать акты и накладные в электронной форме можно с использованием формата универсального передаточного документа (УПД), который является многофункциональным и объединяет первичный учётный документ и счёт-фактуру.
Возможно составить один УПД вместо трех документов: товарной накладной, акта оказанных услуг и счет-фактуры.
НО! На аванс всегда составляется счет-фактура, УПД составить нельзя.
Если вы работаете без НДС, то в УПД указываете соответствующий статус.
Компании, которые работают с ЭДО, необходимо сделать следующие шаги:
1. Провести аудит бумажного и электронного документооборота. При необходимости внести в договор с контрагентом, что используют УПД в качестве первичного документа и счета-фактуры.
2. Перенастроить свои системы
3. Внести изменения в Учетную политику
4. Осуществить интеграцию учетной системы 1С Бухгалтерия с оператором ЭДО
Это поможет соответствовать нормам закона при этом быстро обрабатывать первичные документы. Взаимодействие с контрагентами станет быстрее и прозрачнее. Снизятся налоговые риски, так как при ЭДО бухгалтер видит неподписанные счета-фактуры еще до сдачи отчетности по НДС.